PUKÖ (PDCA) Döngüsü Kısaca Nedir?

PUKÖ döngüsü; planla, uygula, kontrol et ve önlem al kelimelerinin baş harflerinden oluşan, İngilizce PDCA (plan, do, check, act) olarak geçen dört aşamalı bir yöntemdir. PUKÖ, bir kuruluşun içerisindeki her süreçte etkili şekilde kullanılabilir. Yalın üretim çalışmalarında sürekli iyileştirmede, standartlaştırmada ve bunu sürdürmede; bir problemi sistematik bir şekilde çözmek istendiğinde; hedeflere giden yolda süreç iyileştirilmek istendiğinde, kuruluşun tüm faaliyetlerinin yürütülmesinde ve faaliyetlerin sürekli iyileştirilerek ilerletilmesinde kullanılan önemli bir yöntemdir.

Kısaca PUKÖ döngüsü; kuruluşun stratejik yön ve hedeflerine giden yolda, süreçlerini planlama ve sürekli iyileştirme yolculuğunda başarılı olmasını sağlayan etkili bir yöntemdir.

William Edwards Deming’in PUKÖ Çevirimini Geliştirmesi

William Edwards Deming (14 Ekim 1900 – 20 Aralık 1993) Amerikalı mühendis, istatistikçi, profesör, yazar, öğretim görevlisi ve yönetim danışmanıydı. Başlangıçta elektrik mühendisi olarak eğitim gördü ve daha sonra matematiksel fizik konusunda uzmanlaştı. ABD Sayım Departmanı ve Çalışma İstatistikleri Bürosu tarafından halen kullanılan örnekleme tekniklerinin geliştirilmesine yardımcı oldu.

Deming’in kalite yönetimine yaklaşımının üç unsuru vardır:

• Derin Bilgi Sistemi
• PUKÖ
• 14 Nokta ilkesi

PUKÖ döngüsü fikri ilk olarak 1930 yılında istatistikçi olan Walter Shewhart tarafından ortaya atılmıştır. Edwards Deming, bunun geliştirilmesinde ve yaygınlaştırılmasında etkili olmuştur.

PUKÖ Döngüsünün Aşamaları

Planla (Plan)

PUKÖ döngüsünün en önemli aşamasıdır. Ne kadar etkili şekilde planlama yapılırsa sonraki adımlar o kadar kolay ilerleyecektir.
Yapılacak işlerin ve hedeflerin belirlendiği, sonraki aşamaların netleştirildiği önemli bir adımdır.
Uygulanacak olan faaliyetleri kimin yapacağı, ne zaman yapacağı, nasıl yapacağı, nerede yapacağı ve neden yapacağı gibi konular kararlaştırılır. Kontrol etme aşamasına gelindiğinde ise başarı kriterlerinin ne olacağı, uygulanan faaliyetlerin hangi noktalarının kontrol edileceği ve ölçülecek alanlar net bir şekilde belirlenmelidir. Planlamada bu iki aşamaya gereken önem verilmezse sonradan yüksek maliyetler olarak geri dönebilir.

Uygula (Do)

Planlama aşamasında belirlediğimiz hedeflerin, belirlenen sorumlular tarafından, faaliyet planına göre uygulandığı adımdır. Bu aşamada yaptığımız uygulamaların sonuçlarını iyi takip etmeliyiz. Bu veriler kontrol et aşamasında girdi olarak kullanılacaktır.

Kontrol Et (Check)

Önceden belirlediğimiz hedefler ve kontrol kriterleri göz önünde bulundurularak uygulamanın ne kadar başarılı olduğu ya da başarıya ne kadar yaklaştığı değerlendirilir. Başarılı olunan kriterler standartlaştırılırken başarısız olunan kriterler bir sonraki planda yeniden değerlendirilir.
Kontrol etme aşaması, planın ilerleyişini denetlediğimiz ve ne kadar işe yaradığını görebildiğimiz adımdır. Yapılan planın yetersiz olduğu durumlar olabilir, böyle bir durumda gerekirse planlama aşamasına geri dönülmelidir.
Ayrıca bu aşama, süreç esnasında yaşanan problemlerin de gözlemlenebileceği ve analiz edilebileceği bir aşamadır.

Önlem Al (Act)

Planlama ve uygulama aşamasında ortaya çıkan problemler varsa bunların çözülmesi için önlemlerin alındığı; başarılı olunan noktaların ise standartlaştırıldığı aşamadır.
Planlanan hedeflere büyük oranda ulaşılamadıysa veya performans beklenenden düşük ise düzeltici faaliyetler ile bu konulara odaklanılmalı, sonraki planlamada bunlar göz önünde bulundurulmalıdır.

PUKÖ Döngüsüne Özet Bakış

Planlama Adımına Dair Kritik Bazı Noktalar

Planlama PUKÖ döngüsünün en önemli aşamasıdır. Kötü bir planlamanın uygulama aşaması iyi bir planlama ile aynı süreye sahip olmasına rağmen kontrol et ve önlem al aşamaları daha uzun sürecektir. Bununla birlikte sonuca ulaşmak güçleşecektir.

Planlama konusunda yapılan en büyük hata, planlamayı sadece süre bakımından ele almaktır. Planlama; zamanın, risklerin, konuya etkisi olanların, konudan etkilenenlerin ve kaynakların belirlendiği bir adımdır.

Diğer önemli bir konu ise planlama aşamasına dahil edilmeyen çalışanlar, döngünün diğer aşamalarında da konuyu istenilen seviyede içselleştiremeyecektir.

“Planlama adımına çalışanların tümünün dahil edilmemesi, bu coğrafyanın yaptığı en büyük endüstri hatalarından biridir.” -Ümit HIZ (Hansei)

PUKÖ ile Standardizasyon İlişkisi

Sürekli iyileştirme sürecinde, elde edilen standartları korumak ve daha da geliştirmek için PUKÖ döngüsüne sıkı sıkıya bağlı kalmak gerekir. Standartlar, sürecin geriye gitmesini engelleyen takozlar gibidir ve sürdürülebilirliği sağlayan önemli unsurlardır. PUKÖ’nün başarısı, bu standartlara ne kadar güçlü bağlandığımıza bağlıdır. İyileştirme sürecini güvence altına almak için sadece azim ve sebat yeterli değildir; standartlar bir takoz gibi sürecin geriye kaymasını önlemelidir.

Bu konuda en sık yapılan hata, önlem al aşamasından sonra sürecin tamamlandığının düşünülmesidir. PUKÖ döngüsü; ürünleri, hizmetleri, süreçleri sürekli iyileştirmek için daima uygulanan bir yöntemdir.

PUKÖ Döngüsünün ISO 9001 Süreçleri ile İlişkisi

ISO 9001’in maddeleri 2015 yılında gelen revizyonla PUKÖ döngüsü üzerine yerleştirildi. Hem standardın genel maddeleri hem de tüm alt maddeleri PUKÖ döngüsüne göre işletilebilir ve sürekli iyileştirilebilir.

PUKÖ Döngüsünün Faydaları

• Sürekli iyileştirme sağlar: Süreçleri düzenli olarak gözden geçirilmesini sağlar, daha etkin ve verimli hale getirir.
• Hata azaltma ve önleme: Kontrol et ve önlem al aşamaları sayesinde hataların erkenden tespit edilmesini sağlar.
• Etkin planlama yapmayı sağlar: Problemlerin ve hedeflerin daha en başta netleştirilmesini sağlar.
• Karar verme sürecini kolaylaştırır: Sürekli değerlendirme yaparak somut bilgiye dayalı karar almayı kolaylaştırır.
• Stratejik yönetimi destekler: Kuruluşlarda hedeflerle yönetilmeye teşvik eder, bunu destekler.
• Kalite yönetiminde güçlü bir araçtır: ISO 9001 gibi standartlarla uyumlu çalışarak kalite yönetim sistemlerini destekler.

Sonuç

PUKÖ döngüsü; kuruluşların, ekiplerin ve bireylerin süreçlerini sistematik bir şekilde geliştirmelerine olanak tanıyan güçlü bir yöntemdir. Kalite yönetimi, stratejik planlama ve süreç iyileştirme gibi birçok alanda kullanılabilir. Bu nedenle PUKÖ döngüsünü benimsemek, sürdürülebilir başarı ve rekabet avantajı sağlamak için kritik bir yöntemdir.

Kaynaklar: Wikipedia, Ümit Hız – Hansei