Eisenhower Matrisi Nedir?

Eisenhower Matrisi; adını 20. yüzyılın ABD başkanlarından biri olan Dwigth D. Eisenhower’dan alan, işleri aciliyet ve önem derecelerine göre önceliklendiren bir zaman yönetimi metodudur. Bu yöntem geçerliliğini günümüzde hala korumaktadır.

“Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” -D. D. Eisenhower

Eisenhower Matrisi; yapılacak işleri listelemenin haricinde; onları nasıl önceliklendireceğimizi, hangilerini delege edeceğimizi ve hangilerini iptal edeceğimizi bir matris üzerinde bize sunmaktadır. Bu sayede;

• İşlerimizde verimlilik artar. Görevlerimizi önceliklendirerek daha verimli çalışabiliriz.
• Stresimiz azalır. Önemsiz işlere takılıp kalmadan, önemli olan konulara odaklanabiliriz.
• İşler arasında karar vermek kolaylaşır. Hangi göreve ne kadar zaman ayıracağımız konusunda daha bilinçli kararlar vermemize yardımcı olur.
• Hedeflerimize daha hızlı ulaşırız. Uzun vadeli hedeflerimize ulaşmak için kısa sürede ilerleme kaydetmemizi sağlar.
• Yapılacak işlere daha iyi odaklanmamızı sağlar. Yapılması gereken işleri önceliklere göre sıralamadıysak işi yaparken odaklanamama, birçok işle aynı anda uğraşma gibi sorunlar yaşayabiliriz.

Matrisi Genel Olarak Tanıyalım

Acil ve Önemli İşler

Bu kategoride en yüksek önceliğe sahip işler yer alır ve çoğunlukla aynı gün içinde yapmamız gerekir. Genellikle beklenmedik durumlar veya belirli bir teslim tarihi olan işlerdir. Çoğu zaman diğer kategorideki işlerinizi bırakıp hemen odaklanmanız gereken işlerdir.

Bu kategoride birden fazla iş var ise, onları da kendi aralarında da bir önem sırası yapmamız gerekir.

Bu işlere zamanında yanıt vermezseniz, ciddi sonuçlara yol açabilir. Acil işler kaçınılmazdır ve bunlara zamanında başlamamak, genellikle artan stres ve hatta tükenmişlikle sonuçlanabilir.

Örneğin; teslim tarihi olan ödev veya projeler, iş yerinde görev tanımımızda yer alan asıl işler, acil çıkan toplantılar ve onlara hazırlık, beklenmedik problemler…

Acil Değil Ama Önemli İşler

Bu kategoride, acil şekilde yapılması gerekmeyen ama uzun vadeli hedeflere hizmet eden işler yer alır. Öncelik belirlemede önemli bir kategoridir, acil işlerimiz ile karıştırılmamalıdır. Bu işler önemlidir fakat daha az acildir, bu işleri hemen tamamlamak gerekmiyor ancak planlanması gerekiyor.

Örneğin; kişisel gelişim çalışmalarımız, kayıtlı video eğitimlerimiz, kitap okuma…

Acil Ama Önemli Olmayan İşler

Bu kategoride başkaları için acil olabilen veya başkasına yapması için devredebileceğimiz işler yer alır. Bu işler bizim için önemli olmayabilir fakat yine de yapılması gereken acil işlerdir.

Bu kategori takım ruhunun iyi olduğu şirketlerde, yöneticiler için çok verimlidir.

Bunlar bizim yapabileceğimiz işlerdir fakat bu işleri başkasına devretmemiz, matrisin ilk iki kategorisine daha çok odaklanmamızı sağlayacaktır.

Örneğin; aracınızın bakımları için müsait bir arkadaşınızdan destek alabilirsiniz, bir sunumu başkasına hazırlatabilir ya da sunumun verilerini hazırlamasını isteyebilirsiniz. Daha önemli toplantılarınız varsa onlara katılabilir, diğerlerine ekip arkadaşınızın girmesini ve size sadece toplantı raporunu iletmesini isteyebilirsiniz.

Acil Değil ve Önemli Değil

Bu kategorideki işler, katma değeri olmayan gereksiz işlerdir. Bu tür işleri olabildiğince iptal etmeli veya azaltmak için önemler almalıyız. Bu işleri yaparak zaman harcamayın, matrisin ilk iki kategorisindeki işlere odaklanın.

Örneğin; sosyal medyada zaman geçirmek…

Matris Nasıl Kullanılır?

1. Yapılacak işler listelenir. Yazarak işleri unutmanın ve atlamanın önüne geçeriz.
2. Listedeki işler matris üzerinde uygun yerlere yerleştirilir.
3. Yukarıda bahsedildiği gibi, işler acil ve önem durumuna göre ilerletilir. Her gün en acil ve önemli işlere odaklanmalıyız.

Tavsiyeler

• İşleri bir gün önce planlamak ve planı sabah erkenden gözden geçirmek, onları daha çok benimsememizi ve sorumluluk hissetmemizi sağlayacaktır.
• Sürekli acil işlere odaklanmak, uzun vadeli hedeflere ulaşmayı zorlaştırabilir. Bu nedenle, işlerin aciliyet ve önemini dikkatlice değerlendirmek önemlidir.
• Ekip arkadaşlarımızı iyi tanımamız, işleri devretme konusunda çok önemlidir. Hangi iş kim tarafından daha iyi yapılabilir, bunu bilmeliyiz. Ardından takdir etmeyi ihmal etmemeliyiz.
• Başkalarına devrettiğimiz işleri takip etmeyi unutmamalıyız.
• Uzun vadeli hedeflere ulaşmakta önemli olan, işlere düzenli olarak zaman ayırmaktır.
• Tek seferde bir işi yapmaya odaklanın. Multi-tasking yapmak veriminizi düşürebilir.
• Karmaşık ve çok enerji gerektiren işleri ilk önce yapmalıyız.